La gestion des notes de frais concerne la plupart des entreprises et beaucoup de questions se posent sur ce sujet. La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais qu’il a engagés pour le compte de la société. Elle prend le plus souvent la forme d’une fiche remplie par le salarié et remise à son entreprise.
Nous allons donc ici vous proposer les modalités pratiques sur la gestion du remboursement des notes de frais.
Remboursement de note de frais : les conditions
Pour éviter que le salarié passe en note de frais certaines dépenses personnelles, le salarié doit justifier que ces frais ont été exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise.
Si les conditions sont réunies, le remboursement des frais par l’entreprise ne peut pas être imputé sur la rémunération du salarié. Le remboursement des frais professionnels constitue une obligation pour l’employeur.
Deux solutions s’offrent à l’employeur : remboursement réel ou indemnisation forfaitaire (le choix est mentionné dans le contrat de travail).
Frais réels
Le remboursement de frais réels consiste à rembourser exactement les dépenses, payées personnellement, par le chef de l’entreprise ou par le salarié dans le cadre de l’activité professionnelle.
Par exemple, il s’agit de rembourser :
- Les tickets de péage et de stationnement pour les déplacements professionnels,
- Les tickets de restaurant pour les repas professionnels…
Le remboursement n’est valable que sur présence des justificatifs. Par ailleurs des conditions supplémentaires peuvent être exigées. N’oubliez pas ces éléments avant de déclencher une procédure de remboursement de note de frais !
Indemnisations forfaitaires
Les frais forfaitaires consistent à effectuer un remboursement en notes de frais en se basant sur un barème forfaire. Il est mis à disposition sur le site de l’URSSAF et est mis à jour chaque année.
Afin d’éviter tout litige avec l’entreprise ou l’URSSAF, le maximum d’informations doit figurer sur la note de frais. Celle-ci prend le plus souvent la forme d’un tableau mentionnant notamment la date, le montant et la description des frais (nom du client invité en cas de repas, nom de l’hôtel, nature de la mission en cas de déplacement, etc.).
La note de frais, que le salarié devra compléter, peut se présenter comme suit :
Ce billet devrait vous permettre de clarifier la notion de remboursement de note de frais. Si vous avez besoin de conseils précis sur le sujet notamment sur des cas particuliers, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire de contact.
