Lors des opérations financières et économiques réalisées par l’entreprise, il se peut qu’elle engage des frais à son nom pour les besoins de sa mission.
D’autres circonstances amènent à refacturer des frais à des tiers autres que des clients. C’est l’exemple d’une prise en charge d’une formation pour l’entreprise et un confrère afin de réaliser des économies. Vous avez assisté à une seule formation. La seconde concerne votre confrère. Le même exemple s’applique pour le partage d’un stand d’un salon d’exposition. Vous allez réaliser une facture pour votre partenaire.
A travers cet article, nous faisons un tour d’horizon sur la refacturation de frais. L’objectif est d’identifier quel montant vous devez refacturé ou l’application du taux de TVA.
Le montant refacturé
Nous pouvons distinguer deux situations :
- cas n°1 : votre entreprise récupère la TVA sur les dépenses effectuées. Le montant à refacturer est celui de la base Hors Taxe des frais engagés.
- cas n°2 : votre entreprise ne récupère pas la TVA sur les dépenses effectuées. La refacturation des frais s’effectue sur une base TTC.
Il n’existe aucune restriction légale sur la possibilité de réaliser une marge sur la refacturation des frais.
Toutefois, l’image de l’entreprise sera affectée, notamment s’il s’agit d’une refacturation de frais à un client.
La refacturation de frais fera l’objet d’un produit divers et non d’une diminution des frais de déplacement ou de formation.
L’application de la TVA
La refacturation de frais se voit appliquer le taux normal de TVA de 20%.
Toutefois, si votre entreprise n’est pas assujettie, la refacturation des frais n’est pas soumise à la TVA.
La typologie des frais concernés
Pour une refacturation à un client, les frais refacturés concernent les frais de déplacement, d’affranchissement. Vous avez la possibilité de refacturer les frais distinctement de la prestation ou de la vente ou de les intégrer à la vente.
Pour une refacturation à un vacataire, nous retrouvons les frais de formation, les partages de stand d’un salon.
En résumé, si vous voulez éviter quelques ententes litigieuses, il est préférable de refacturer les frais pour leur montant HT et appliquer la TVA sur cette base, si vous êtes assujetti à la TVA. Dans le cas contraire, si vous ne récupérez pas la TVA, vous pouvez refacturé les frais pour le montant HT.
Distinction de la notion de débours
L’entreprise peut refacturer des frais engagés en lieu et place du client et pour son compte. Il s’agit de débours. Cette refacturation s’assimile comme un remboursement des frais. Cette refacturation de frais n’est pas assimilée comme du chiffre d’affaires. En procédant à ce type de facturation, vous avez servi uniquement d’intermédiaire lors de la transaction.
A la différence de la refacturation des frais, ceux-ci n’impactent pas le résultat de votre société. La refacturation des débours nécessite le respect de certains critères :
- Les frais sont engagés au nom de votre client (mandat…),
- La facture d’origine (qui fait l’objet de la refacturation) est établie au nom de votre client,
- Les débours ne rentrent pas dans la base de calcul de la TVA,
- Votre client doit disposer de la facture originale. Pour votre client, ces frais seront déductibles de son résultat.
Lorsque les frais engagés ne répondent pas à ces critères, on parle de refacturation de frais.
En pratique, les débours concernent essentiellement la refacturation de frais à un client alors que la refacturation de frais peut concernée une société autre qu’un client.
Avec ces éléments d’information sur le refacturation de frais, vous devriez connaitre les bases sur le sujet. Si vous avez des questions précises sur la refacturation de frais, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert comptable. Vous pouvez contacter le cabinet d’expertise Place des Experts via la page de contact du site.
