Qu’il s’agisse du dirigeant ou des salariés, les personnes, agissant au nom de la société, génèrent des frais dans le cadre de son activité : hôtel, restauration, location et entretien de véhicules, carburants, péages, parkings, téléphones. Ces frais sont acceptés en comptabilité et en fiscalité.
Toutefois, ce n’est pas systématiquement le cas pour la récupération de la TVA. Les règles sont différentes.
Si vous procédez à la comptabilité de votre société ou dans une société dans laquelle vous êtes salariés et que vous vous posez des questions sur les règles de la récupération de la TVA, nous allons vous exposer, par type de frais, les règles applicables.
Les hôtels
Lorsque vous effectuez des dépenses d’hébergement pour les clients ou les fournisseurs, la TVA peut être récupérée en totalité.
Par contre, les dépenses d’hébergement concernant les dirigeants et les salariés de l’entreprise ne font pas l’objet d’une récupération de la TVA. Elle n’est pas déductible.
Par ailleurs, la TVA concernant les frais annexes à l’hébergement (téléphone, télévision, restauration, mini-bar, parking) est déductible, quelque soit la personne concernée par l’hébergement.
Les frais de restauration
La TVA sur les frais de restauration est entièrement récupérable si ces frais ont été engagés dans l’intérêt de l’activité de l’entreprise, quels que soient les bénéficiaires de ces frais (dirigeants, salariés, tiers). Il importe de respecter la condition de forme suivante : indiquer sur le justificatif les noms des participants et l’objet de la dépense.
Les transports de personnes
Quelque soit le moyen de transport (bus, taxi, métro, train, avion, bateau), la TVA relative à ces dépenses n’est pas récupérable.
Les locations de véhicules
Lorsqu’il s’agit de véhicule de tourisme, c’est-à-dire qui permettent le transport de personnes, la TVA n’est pas récupérable. Toutes les opérations, pratiquées sur ce type de véhicule, ne font pas l’objet d’une récupération de TVA (réparations, locations, transports…)
A l’inverse, si vous utilisez un véhicule utilitaire (fourgons, camionnettes, véhicules de société, c’est-à-dire ne comportant que 2 places), la TVA sur les opérations y correspondant est déductible.
Les dépenses de carburants
Il faut distinguer les deux types de carburants :
- Essence : la TVA n’est pas récupérable
- Gazole : la TVA est récupérable si elle est utilisée pour un véhicule utilitaire. A l’inverse, pour les véhicules de tourisme, la TVA est récupérable à hauteur de 80% de la taxe.
Les péages et les parkings
La TVA sur les péages et les parkings est déductible. Cependant, il faut respecter des conditions de formes. Vous devez inscrire sur les tickets de péages et de parking, s’ils le permettent, les informations concernant le déplacement :
- N° d’immatriculation du véhicule
- L’utilisateur
- L’objet du déplacement
Ainsi, les tickets obtenus par les automates ne sont pas concernés par ces conditions.
Les factures émises dans le cadre d’abonnement doivent être établies au nom et à l’adresse de l’entreprise.
Les dépenses de téléphonie :
La TVA y correspondant est déductible. Toutefois, la facture de téléphone doit être adressée au nom et à l’adresse de l’entreprise. Pour des raisons pratiques, elle peut être libellée au nom du salarié mais à l’adresse de l’entreprise.
Conseil : A partir de cet article, vous savez désormais les règles à appliquer en matière de TVA sur les frais. Il ne vous reste plus qu’à créer un tableau excel type dans lequel vous inscrivez les frais mensuels dépensés. Ce tableau a deux intérêts : être en accord avec la législation, sans devoir rechercher les règles régulièrement, et avoir une méthode de travail fluide et efficace pour la tenue de votre comptabilité.
