Lors de vos relations commerciales, et/ou lors de déplacement dans le cadre du travail, vous déjeunez au restaurant suite à la conclusion d’un contrat et partagez un moment de convivialité avec votre partenaire.
Ces frais de repas sont pris en charge par la société. Ils doivent respecter différentes conditions pour être valables vis à vis de l’administration fiscale.
Nous allons effectuer dans ce billet un tour d’horizon sur les différentes modalités des remboursements des notes de restauration.
Les repas d’affaires
Un salarié peut être remboursé des frais de restaurant pour un repas d’affaires sous certaines conditions sans que les frais de restaurant soient considérés comme un avantage en nature.
Si la note de restaurant est jugée exceptionnelle, elle sera exclue de l’assiette des cotisations sociales.
Les notes de restaurant ne doivent dépasser un repas par semaine ou 5 repas par mois s’il y a une justification de la réalité de repas, de la qualité de la personne ayant participé et du montant de la dépense. Sinon, ces frais sont considérés comme abusifs.
Au-delà, les repas sont considérés comme un avantage en nature et sont soumis à cotisations sociales.
Les repas pris en déplacement
Un salarié en déplacement professionnel qui ne peut regagner son lieu de travail ou sa résidence pour le repas pendant son déplacement peut être remboursé par son employeur soit :
- Par un remboursement des dépenses de repas au réel avec un justificatif ;
- En lui versant une indemnité forfaitaire destinée à compenser les dépenses de repas.
L’indemnité de repas est exonérée de charges sociales à hauteur de 18,30 € (en 2016). Cette indemnité varie chaque année.
Les frais de repas remboursés au chef d’entreprise
Avant toute chose, il convient de distinguer :
- Le repas d’affaires
- Les frais de repas pris sur le lieu de travail
Les règles sont différentes selon que son activité est exercée à titre individuel (BIC/BNC) ou en société.
- A titre individuel : Les notes de restaurant sont des charges déductibles du résultat si elles sont justifiées et si elles sont dans l’intérêt de l’entreprise. Les frais de repas du chef d’entreprise peuvent être remboursés par l’entreprise (si le chef d’entreprise a avancé le paiement de la note de restaurant). Il ne faut pas oublier de mentionner sur la facture la liste de vos invités. Les frais de repas pris sur le lieu de travail peuvent être déduits lorsque la distance entre le lieu de travail et le domicile est conséquente. Il est admis en déduction que la fraction du prix du repas pris à son domicile est le seuil au-delà duquel la dépense est considérée comme exagérée (18,30€ en 2016). Il y a possibilité de rembourser le chef d’entreprise sur tous les repas passés dans l’entreprise.
- En société (président de SA, gérant de SARL…) : les repas d’affaires suivent les mêmes règles que pour les exploitants individuels. Les repas quotidiens pris sur un lieu de travail par les dirigeants ne peuvent pas être remboursés du repas déboursé. Aucune règle n’est prévue dans les sociétés. Les dirigeants ne peuvent pas bénéficier de titres-restaurants.
Pour les notes de restaurant allant jusqu’à 150€, l’administration fiscale exige l’inscription du client sur le ticket par l’entreprise.
Pour celles au-delà de 150€, c’est le restaurateur qui fournit une facture avec les mentions adéquates.
