Dans le cadre de son activité, l’entreprise communique régulièrement aux tiers des documents pour officialiser les relations entre eux. Parmi ces documents, la facture de ventes est la plus courante.
La facture requiert le respect de mentions légales obligatoires quelle que soit l’activité, et également certaines mentions particulières en fonction de l’activité. Nous allons voir ensemble quelles sont les mentions obligatoires pour vos factures.
La facturation
Toute activité professionnelle est dans l’obligation de réaliser une série de facturation pour respecter le contexte juridique, commerciale, comptable et fiscale de l’activité. En cas d’absence de facturation, l’entreprise est susceptible d’encourir une amende pénale.
La facturation doit comprendre une numérotation précise basée sur une séquence chronologique continue et non modifiable. Aucune rupture ne doit figurer. Cela sous-entend qu’en cas d’annulation de la facture, une nouvelle facture ou un avoir doit être constitué pour ne pas rompre la numérotation et indiquer la facture de référence annulée.
Il peut s’agir, par exemple, d’une erreur au niveau de la TVA sur la facture. Dans ce cas, le client ne peut pas procéder à la correction lui-même et demander une facture rectificative au fournisseur.
Notons que les tickets de caisse ne présentent pas le caractère de factures. Ils permettent uniquement de réaliser un échange. Les tickets de caisse ne respectent pas les obligations des factures.
Les mentions légales
Pour être valable, la facture doit comporter un certain nombre de mentions.
- Le nom ou raison sociale de votre entreprise, l’adresse, le numéro individuel d’identification à la TVA. Les sociétés doivent faire figurer, en plus la forme juridique, le montant du capital social et le numério d’immatriculation au RCS (N°SIRET) et la ville où se situe le greffe où elle a été immatriculée (si l’entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit faire apparaitre la mention « SIRET en cours d’attribution »)
- le nom et l’adresse du client et, le cas échéant, le numéro de TVA de votre client en cas d’échange intracommunautaire,
- la date d’émission de la facture
- le numéro de la facture
- la dénomination et la quantité des produits ou services,
- le prix unitaire Hors TVA, le montant total HT, le taux de TVA, le montant de la TVA, le montant total TTC, la mention de l’option éventuellement exercée en matière de TVA (débits),
- le montant éventuel des rabais, ristourne ou remise.
Lorsque la facture est adressée à un professionnel, des mentions complémentaires doivent être précisées.
- la date à laquelle le règlement doit intervenir
- les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. Si aucun escompte n’est accordé, il convient de faire figurer la mention suivante : Escompte pour paiement anticipé : néant.
- les taux de pénalités de retard. Précisons que les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.
- la mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour les frais de recouvrement en cas de retard de paiement
D’autres mentions sont prévues pour des cas particuliers :
- Auto-liquidation de la TVA : cela peut être le cas des sous-traitants du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à TVA. Le sous-traitant ne déclare plus la TVA.
- TVA non applicable suivant l’article 293B du Code Général des Impôts : il s’agit des vendeurs ou prestataires soumis à la franchise de TVA.
Remarque :
En cas de non-respect des mentions obligatoires sur la facture, l’entreprise peut s’exposer à une amende fiscale de 15€ par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au quart de son montant.
En cas de vente sans facture, ou de facturations fictives, la société peut être passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 75 000€ et pouvant être portée à 50% du montant de la transaction. Un redressement fiscal peut également avoir lieu.
La facture est un document nécessitant le respect de nombreuses obligations.
En cas de doute sur la réalisation de factures nécessitant des mentions particulières, suite à une diversification de l’activité de la société, n’hésitez pas à réaliser des contrôles de vérifications ou demander des conseils à votre expert-comptable.
