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Nous allons détailler la durée de conservation des documents obligatoires et nécessaires en cas de contrôles fiscaux ou sociaux. Plusieurs catégories peuvent être distinguées comme les pièces comptables, les fiches de paie, les déclarations de TVA ou d’IS…
Les pièces comptables et juridiques
La conservation des justificatifs comptables est énoncée par le code de commerce. Il s’agit des grands-livres, des journaux, des livres d’inventaires, des bons de commande, des bons de livraison ou de réception, des factures clients et fournisseurs… L’ensemble de ces éléments doivent être conservé pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. La même durée s’applique pour les comptes annuels (Bilan, compte de résultat, annexe…)
Les statuts d’une société doivent être gardés pour une durée illimitée. En effet, il s’agit des règles applicables au sein de la société. Toutefois, lorsque la société prend fin, les statuts doivent être conservés 5 ans à partir de la perte de la personnalité morale de la société.
Chaque année, la société réalise l’approbation des comptes annuels lors de l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle. Les documents émanants de cette assemblée (Procès-verbal, rapport du gérant ou du conseil d’administration, rapport du commissaire aux comptes…) doivent être à disposition des associés pendant 3 exercices. Rappelons que les procès-verbaux doivent être mis à jour dans le livre des assemblées de la société.
En cas d’opérations de regroupement des sociétés, les traités de fusions et tous autres documents concernant ce type d’opération doivent être conservé pendant 5 ans.
Les documents relatifs aux ressources humaines
Le code du travail fixe la conservation des bulletins de paie et de tous documents relatifs aux salaires, primes, indemnités et solde de tout compte, pendant 5 ans. Les documents reçus et/ou émis dans le cadre d’une inspection du travail, d’un contrôle du CHSCT et des déclarations d’accident du travail doivent également être conservés pendant 5 ans.
De même le registre unique du personnel doit être gardé par la société pendant 5 ans à partir de départ du salarié.
Les documents fiscaux
La sauvegarde des données fiscales est précisée par le livre des procédures fiscales. Que ce soit pour les déclarations d’impôt sur le revenu, d’impôt sur les sociétés, de TVA, de CFE, de CVAE, de la taxe foncière, des liasses fiscales (BIC, BA, BNC) en régime réel, la durée de conservation est de 6 ans.
Exemple : Les déclarations concernant les revenus 2016 sont déclarées en 2017. Les documents doivent être conservées jusqu’à la fin de l’exercice 2022.
Dans certains cas, notamment lors d’un contrôle fiscal, le délai de conservation peut être porté à 10 ans, s’il est avéré que l’entreprise présente une activité illicite, l’absence de déclaration, une fraude fiscale…
Les documents civils et commerciaux
Dans les démarches concernant les relations commerciales, la sauvegarde des information doit être maintenue pendant 5 ans pour les documents de transport de marchandises, les correspondances commerciales, et le contrat définitif faisant preuve de la relation commerciale.
Les documents bancaires (talons de chèque, relevés bancaires…) doivent être préservés pendant 5 ans également.
Les actes d’acquisition immobiliers et fonciers doivent être conservés pendant 30 ans.
La bonne organisation d’une société passe avant tout par une connaissance des durées de conservation des documents. La conservation des documents est primordiale pour éviter les pépins dans le futur.
Bien évidemment, tous les documents cités peuvent être conservés plus longtemps en fonction de l’importance que vous donnez aux documents. Certains documents peuvent avoir une utilité plusieurs années après, notamment dans le cadre de la gestion du patrimoine de la société.
Désormais, vous savez tout sur la conservation des documents ! Il ne vous reste plus qu’à vous mettre au travail 🙂
