La signature électronique est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité du document électronique et d’en authentifier l’auteur comme une signature manuscrite sur un document papier.
La signature électronique se différencie de la signature écrite par le fait qu’elle n’est pas visuelle.
Fonctionnement de la signature
Pour que la signature électronique soit valable, cinq conditions doivent être réunies pour être valable.
La signature doit être:
- Authentique c’est à dire que l’identité du signataire doit être retrouvée de manière certaine.
- Infalsifiable
- Irrévocable, la personne qui a signé ne peut le nier
- Inaltérable, une fois signé le document ne peut plus être modifié
- Non réutilisable, elle ne peut être déplacée sur un autre document
La signature permet au lecteur d’un document d’identifier la personne ou l’organisme qui a apposé sa signature( propriété d’identification) et la signature permet de garantir que le document n’a pas été altéré entre l’instant où l’auteur l’a signé et le moment où le lecteur consulte le document.
Les documents signés de façon électronique peuvent être des factures, des bulletins de paie, des mails, contrats, courriers…
Pour réaliser une signature électronique, il faut pour l’auteur :
- Avoir le document en question
- Un logiciel ou un service en ligne de signature électronique
- Une identité numérique vérifiée ou un certificat électronique
Pour signer un document, l’auteur doit suivre 5 étapes :
- Visualiser le document à signer
- Cliquer sur le bouton « signer »
- Sélectionner le certificat
- Taper le code pin
- Valider
Signature classique !
Les bénéfices de la signatures électronique
La signature électronique offre principalement des bénéfices sur :
- la possibilité de signer un document sans l’imprimer donc de faire une économie de papier
- la possibilité d’envoyer le document par mail ce qui procure une économie d’affranchissement( voir l’article sur la facture dématérialisée)
- la possibilité de signer un document sans se rencontrer permet une économie de frais de déplacement
- la possibilité de conserver le document au format numérique ce qui simplifie l’archivage.
Un certain nombre de logiciels comme Adobe Reader vérifie automatiquement chaque signature à l’ouverture du document et affiche un message visuel de validation.
La signature électronique devient de plus en plus présente, notamment sur les services 100% en ligne.
