Suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives, la dématérialisation de vos factures, appelée aussi facturation électronique est devenue de plus en plus présente dans les entreprises.
La dématérialisation des factures est devenue un élément important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises.
Ce billet du blog vous expliquera comment la facturation électronique peut être un gain pour votre société.
Avantages de la dématérialisation de votre facturation
La facturation électronique à de nombreux avantages qui permettent :
- une meilleure gestion du stock car il n’y a plus de papiers. Tout est stocké dans la gestion électronique des documents (GED). Ceci entraîne donc un gain de place dans votre entreprise ainsi qu’un coût de stockage moins important. L’archivage électronique permet de retrouver immédiatement une facture, sur demande.
- Un gain de temps, de productivité lors de l’envoi de la facturation, cela évite de passer par un tiers de confiance. Ceci est envoyé directement par mail au client. L’envoi par mail des factures au client permet de ne plus affranchir les courriers. Une économie d’affranchissement est aussi réalisée grâce à la facturation électronique.
- Meilleur suivi de la facturation ainsi que des délais de transmissions inexistants de documents ( encaissement plus rapide).
Facturation papier, une époque dépassée
Types de factures électroniques
Il existe 2 types de factures électroniques.
- Les factures dites structurées sont celles qui respectent différentes normes d’échanges de données informatisées reconnues par l’administration fiscale. Elles correspondent à la norme EDI qui utilisent différents formats comme EDIFACT, VDA, XML … Ces formats permettent de retrouver et identifier les informations essentielles (nom client, adresse, numéro de facture, TVA …)
- Les factures dites non structurées sont celles qui ne sont pas modifiables comme les formats PDF ou JPEG. Il faut surtout éviter les formats non structurés comme WORD et EXCEL contenus de leur caractère modifiable.
Cadre légal
La facture électronique est obligatoire dès 2017 !
A compter du 1er janvier 2017, la facturation électronique, déjà utilisée par centaines entreprises-fournisseurs de l’Etat, sera étendu à l’ensemble des entreprises et à tous leurs clients de la sphère publique ( collectivités locales, hôpitaux, services de l’Etat, établissement publics locaux et nationaux,etc.), grâce à l’ouverture d’un portail de dépôt de dématérialisation unique, accessible unique, accessible via Internet et dénommé Chorus Pro.
L’objectif de ce dispositif, mis en place après une concertation approfondie avec vos organisations professionnelles et qui participe au « choc de simplification », est de réduire la charge administrative et d’améliorer la compétitivité de votre entreprise.
Le calendrier envisagé :
- 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques
- 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire
- 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises.
- 1er janvier 2020 : obligation pour les micro-entreprises.
L’obligation vise, pour l’instant uniquement la réception des factures électroniques et non l’émission par les fournisseurs.
Si vous souhaitez que le cabinet d’expertise comptable Place des Experts vous accompagne vers dans vos démarches pour basculer vers la facturation électronique, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire de contact ou directement par téléphone.
